ValiBelegE-Rechnungen prüfen, bevor sie gebucht werden.
ValiBeleg prüft jede XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung mit dem offiziellen KoSIT-Validator – direkt auf Ihrem PC. Fehler werden verständlich erklärt, nach den Pflichtangaben des § 14 UStG eingeordnet und als Prüfbericht dokumentiert.
- Prüfung 100 % lokal
- Mit jedem ERP- und Buchhaltungsprogramm
- Deutsch & Englisch
Eine E-Rechnung ist erst gut, wenn sie auch steuerlich passt.
Ob eine Rechnung technisch gültig ist, sagt noch nichts über den Vorsteuerabzug. ValiBeleg prüft beides und hält das Ergebnis fest.
Keine fremden Server
Kostenlose Online-Validatoren verlangen, dass Sie Rechnungen mit Bankdaten, Preisen und Kundennamen hochladen. ValiBeleg arbeitet komplett offline.
Mehr als nur Technik
Viele Prüfmodule melden nur Schemafehler. ValiBeleg prüft zusätzlich die Pflichtangaben nach § 14 UStG und ordnet jeden Fehler nach den Fehlerarten des BMF ein.
Nachweis für die Prüfung
Zu jeder Rechnung entsteht ein Prüfbericht mit Zeitstempel, Regelversion und SHA-256-Prüfwert der Originaldatei – für Steuerberater und Betriebsprüfung.
Einmal einrichten, danach prüft ValiBeleg von selbst.
Ordner festlegen
In den Einstellungen wählen Sie je einen Ordner für Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Ihr ERP, Ihr Postfach oder Sie selbst legen die Dateien dort ab.
Automatisch prüfen
Neue XML- und ZUGFeRD-Dateien erscheinen nach wenigen Sekunden geprüft in der Liste: valide, fehlerhaft oder nicht valide.
Klären und ablegen
Befunde mit Begründung klären, Lieferanten per E-Mail anschreiben, fachlich freigeben und als erledigt markieren. Der Prüfbericht liegt als PDF bereit.
Funktioniert mit jedem Programm, das E-Rechnungen als XML oder ZUGFeRD-PDF ausgibt.
Jeder Befund sagt, was falsch ist – und was zu tun ist.
Fehler verständlich statt kryptisch
Statt „BR-CO-15 failed“ steht dort: „Der Bruttobetrag ist nicht Netto plus Umsatzsteuer.“ Mit BT-Feld, Markierung in der Rechnungsansicht und einem konkreten Hinweis, was zu tun ist. Jeder Befund ist eingeordnet:
- Inhaltsfehlergefährdet den Vorsteuerabzug
- § 14 UStGPflichtangabe fehlt oder ist falsch
- Geschäftsregelkorrigieren lassen, ohne Vorsteuer-Folge
- Risikoz. B. geänderte Bankverbindung
Prüfbericht mit Ihrem Logo
Für jede Rechnung erzeugt ValiBeleg einen Prüfbericht als PDF: Ergebnis, alle Befunde, geklärte Punkte mit Begründung, fachliche Prüfung und der Nachweis, mit welchem Regelwerk wann geprüft wurde. Auf Wunsch als Archiv-PDF zusammen mit der lesbaren Rechnung.
Warnung, wenn sich die Bankverbindung ändert
Rechnungsbetrug beginnt oft mit einer neuen IBAN. ValiBeleg merkt sich die Stammdaten Ihrer Lieferanten aus geprüften Rechnungen und schlägt Alarm, wenn sich Bankverbindung oder USt-IdNr. plötzlich ändern.
Alles, was die Buchhaltung für E-Rechnungen braucht.
Offizieller KoSIT-Validator
Prüfregeln XRechnung 3.0 und EN 16931, wie sie auch die öffentliche Verwaltung verwendet.
Pflichtangaben § 14 UStG
Leistungsdatum, Steuernummer bzw. USt-IdNr. mit Prüfziffer, Rechnungsnummer, Steuerausweis.
Überwachte Ordner
Eingang und Ausgang getrennt, neue Dateien werden automatisch geprüft. Auch Massenprüfung ganzer Ordner.
Schutz vor Rechnungsbetrug
Warnung bei neuer IBAN, Prüfung der IBAN-Prüfsumme und Erkennung doppelter Rechnungen.
Bestellabgleich
Optional: Bestellung als PDF einlesen und prüfen, ob die Rechnung vom bestellten Lieferanten stammt.
Rückfrage an Lieferanten
E-Mail mit allen Fehlern und dem Prüfbericht im Anhang – in Outlook, Thunderbird oder Ihrem Webmail.
Fachliche Freigabe
Checkliste mit Name, Datum und Kommentar. Befunde mit Pflicht-Begründung als geklärt markieren.
Nummernkreis
Ausgangsrechnungen auf Lücken und doppelte Nummern prüfen (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG).
Monatsübersicht & Export
Auswertung nach Monat, häufigste Fehler, Partner mit Problemen – als PDF oder CSV für den Steuerberater.
Updates für neue Regeln
Neue KoSIT-Regelwerke per Klick oder als ZIP für PCs ohne Internet. Alte Rechnungen bleiben nachvollziehbar.
Deutsch und Englisch
Oberfläche pro Benutzer, Prüfberichte getrennt einstellbar – für internationale Teams.
Lesbare Rechnungsansicht
Statt XML eine übersichtliche Rechnung; fehlerhafte Felder sind farbig markiert.
Ihre Rechnungen bleiben bei Ihnen.
Rechnungen enthalten Bankverbindungen, Preise und Namen. Deshalb verlässt bei ValiBeleg keine einzige Rechnung Ihren Rechner.
Einzelplatz oder ganze Buchhaltung.
Jahreslizenz mit allen Updates für neue Prüfregeln. Jährlich kündbar.
Testversion
- Alle Prüfungen und Berichte
- Keine Kreditkarte nötig
- Ergebnisse bleiben danach lesbar
Einzelplatz
- Unbegrenzt viele Rechnungen
- Regel-Updates inklusive
- Ihr Logo im Prüfbericht
Team
- Alles aus Einzelplatz
- Für die ganze Buchhaltung
- Ein Lizenzschlüssel für alle
Firmenlizenz
- Beliebig viele Arbeitsplätze
- Lizenz auf Ihre Firma
- Persönliche Einrichtung
Nur für Unternehmen. Alle Preise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer; das Abo verlängert sich jährlich und ist zum Laufzeitende kündbar. Nach Ablauf einer Lizenz bleiben alle Rechnungen und Berichte ansehbar und exportierbar (Aufbewahrung nach GoBD). Lizenzbedingungen
Häufige Fragen
Mit welchem ERP- oder Buchhaltungsprogramm funktioniert ValiBeleg?
Mit jedem, das E-Rechnungen als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD-PDF ausgibt oder empfängt – zum Beispiel Odoo, SAP, DATEV, Lexware oder sevDesk. ValiBeleg liest die Dateien aus einem Ordner; eine Schnittstelle ist nicht nötig.
Welche Formate werden geprüft?
XRechnung 3.0 in UBL- und CII-Syntax sowie ZUGFeRD 2.x / Factur-X. Bei ZUGFeRD-PDFs liest ValiBeleg die eingebettete XML automatisch aus und warnt bei den Profilen MINIMUM und BASIC-WL, die in Deutschland nicht als E-Rechnung gelten.
Werden meine Rechnungen irgendwo hochgeladen?
Nein. Die Prüfung läuft vollständig auf Ihrem Rechner. Ins Internet geht ValiBeleg nur, um die Lizenz zu aktivieren und nach Updates zu fragen – dabei werden ausschließlich Lizenzschlüssel und Versionsnummern übertragen.
Was passiert, wenn die KoSIT neue Prüfregeln veröffentlicht?
Neue Regelwerke werden geprüft und als signiertes Update bereitgestellt. Sie spielen es per Klick in den Einstellungen ein, oder als ZIP-Datei, wenn der PC kein Internet hat. Jeder Prüfbericht vermerkt, mit welcher Regelversion geprüft wurde.
Ersetzt ValiBeleg den Steuerberater?
Nein. ValiBeleg ist ein Prüfhilfsmittel: Es findet formale und rechnerische Fehler sowie fehlende Pflichtangaben. Ob ein Geschäftsvorfall steuerlich richtig behandelt ist, bleibt Sache der Buchhaltung und gegebenenfalls Ihres Steuerberaters.
Können mehrere Kolleginnen und Kollegen damit arbeiten?
Ja. Jeder Arbeitsplatz kann eine eigene Installation nutzen; die Lizenzen einer Firma werden zusammengefasst. Ein zentraler Betrieb im Firmennetz ist in Vorbereitung.
Was passiert nach Ablauf der Testversion oder Lizenz?
Neue Prüfungen sind dann nicht mehr möglich, aber alle bisherigen Rechnungen, Befunde und Berichte bleiben lesbar, druckbar und exportierbar.
Welche Systemvoraussetzungen gibt es?
Windows 10 oder 11 (64 Bit). Alles Weitere – auch die Java-Laufzeit und der KoSIT-Validator – ist im Paket enthalten. Administratorrechte sind nicht nötig.
Prüfen Sie Ihre nächste E-Rechnung mit ValiBeleg.
30 Tage kostenlos und unverbindlich. Ohne Anmeldung, ohne Kreditkarte.